Zu viel Arbeit – was tun?
Viel Arbeit ist ein Wesensmerkmal von engagierten Führungskräften. Sie ist in der Regel auch nicht vermeidbar, und darum ist es wichtig, sich vorab Gedanken gemacht zu haben, wie die viele Arbeit mit Familie, Freizeit und der eigenen Gesundheit vereinbart werden kann. Trotzdem kommt es immer wieder zu Überarbeitung und Belastung. Bei großen Problemen nutzen auch die untenstehenden Tipps nichts, ein professionelles Coaching oder eine therapeutische Interaktion sind nötig.
Akzeptieren Sie Ihre Überlastung
Gestehen Sie sich ihre Überlastung ein. Suchen Sie keine Ausreden! Schon gar nicht, den Gedanken, dass Sie es sind, die nicht in der Lage ist, ihre Arbeit rechtzeitig und gleichzeitig erfolgreich zu machen.
Nehmen Sie einen Stift und zwei, drei leere Blätter. Stellen Sie eine Uhr auf 7 Minuten und schreiben Sie Ihre Gedanken auf - ohne eine einzige Unterbrechung - indem Sie folgende zwei Fragen beantworten: Woran erkenne ich, dass ich zu viel Arbeit habe? Was macht das mit mir? Wenn gerade keine Gedanken kommen, schreiben Sie trotzdem weiter, indem Sie z.B. Schleifen malen. Lesen Sie dann Ihren Text und überlegen Sie Lösungen.
Überprüfen Sie Ihre Erwartungshaltung
Sind die Perfektionist? Setzen Sie sich selbst unter zu großen Erfolgsdruck?
Welche Erwartungen spüren Sie - von Mitarbeitern / von Vorgesetzten? Viele Führungskräfte setzen sich am Arbeitsplatz überhöhten Zielsetzungen aus und streben Ziele an, deren Erreichbarkeit im gesetzten Zeitraum unmöglich ist. Um diese unrealistischen Ziele zu erreichen, setzen sie sich unter hohen Druck. Das Nichterreichen der Ziele führt wiederum zu noch höherem Druck und noch größerer Frustration.
Pareto-Prinzip: Das nach Vilfredo Pareto benannte Pareto-Prinzip (oder die Pareto-Methode) befasst sich mit der Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis: 80% der Wirkung können durch 20% der beteiligten Faktoren erreicht werden.
(1) Der Nutzen des Pareto-Prinzips besteht darin, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss haben. Die anderen werden verschoben oder gestrichen.
(2) Man benötigt bei vielen Aufgaben am Ende der Arbeit (für die letzten 20 %) oft 80 % an Zeit und Aufwand. Verzichten Sie auf eine noch schönere Darstellung, noch mehr Bilder und Grafiken.
Lernen Sie, „Nein“ zu sagen
Lernen Sie, auch einmal „Nein“ zu sagen. Sie können es nicht Jedem Recht machen. Kollegialität ist eine hervorragende Sache, solange sie nicht nur zu Ihren Lasten geht. Achten Sie darauf, sich nicht ausnutzen zu lassen. Seien Sie hilfsbereit gegenüber Kollegen, ziehen Sie aber auch klare Grenzen.
Seien Sie auch deutlich gegenüber Vorgesetzten, wenn Sie Aufgaben erhalten, die im gesetzten Zeitraum nicht zu realisieren sind. Zusagen, die nicht realisierbar sind, führen nur zu Frustration auf beiden Seiten.
Nehmen Sie für eine definierte Zeit keine zusätzlichen Aufgaben an. Auch wenn Sie sie selbst gerne übernehmen würden.
Ein Trick ist, nicht sofort auf Forderungen zu reagieren. Sagt: "Ich habe Ihr Anliegen aufgenommen. Darf ich diesbezüglich auf Sie zurückkommen?" Dadurch werden Sie nicht überrumpelt und können sich eine klare Absage überlegen.
Setzen Sie Prioritäten
Die Fülle der Aufgaben erdrückt Sie? Dann versuchen Sie einmal, Ihre Tätigkeiten nach Wichtigkeit und Termin zu priorisieren. Nicht alle Dinge müssen sofort erledigt werden. Welche Aufgaben haben hohe Priorität und bedürfen der sofortigen Erledigung? Welche Aufgaben haben etwas mehr Zeit, und können gegebenenfalls auch in der kommenden Woche erledigt werden?
Setzen Sie feste Termine für die Erledigung Ihrer Aufgaben. Versuchen Sie Ihre Arbeitswoche zu organisieren und ihr eine feste Struktur zu verleihen. Nur so behalten Sie den Überblick und die Kontrolle.
Hilfreich ist hier zum Beispiel die Erstellung eines Wochenplans: Schaffen Sie feste Zeitfenster für regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten. Achten Sie bei der Erstellung des Plans aber auch darauf, Zeitfenster für ungeplante oder administrative Tätigkeiten einzuplanen. Eine gewisse Flexibilität muss sein. Anhand des Plans können Sie etwaige Engpässe schnell identifizieren und rechtzeitig nach Alternativen suchen.
Fixe Zeiten festlegen, in denen man sich vollständig einer Tätigkeit widmet, die Konzentration erfordert. In dieser Zeit keine E-Mails lesen und das Smartphone weglegen.
Den Tag nach persönlicher kognitiver Leistungsfähigkeit strukturieren: Wichtige konzeptionelle Arbeiten in Phasen besseren Zugriffs auf kognitive Fähigkeiten erledigen. E-Mails abarbeiten, wenn die kognitiven Fähigkeiten nachlassen.
Konzentriere Sie sich immer auf eine Aufgabe. Es bringt nichts, drei Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und dabei völlig den Überblick zu verlieren. Arbeiten Sie lieber eine Aufgabe nach der anderen ab.
Delegieren Sie Aufgaben
… auch dann, wenn Sie glauben, dass diese nicht so gut gemacht werden als wenn Sie sie selbst erledigen würden.
Tauschen Sie sich aus
Nicht nur Sie haben zu viel Arbeit und damit verbundene Belastungen. Tauschen Sie sich mit anderen Schulleitungen oder Bekannten im gleichen Arbeitsfeld aus. Man erkennt schnell, dass es anderen genauso geht. Das bereits ist entlastend. Wirklich wirksam wird der Austausch aber erst, wenn er regelmäßig stattfindet.
Organisieren Sie regelmäßige Treffs mit einer kleinen Gruppe von Führungskräften, am besten im regionalen Kontext. Halten Sie dabei immer einen zeitlichen Raum frei für nicht-fachliche oder organisatorische Fragen, nämlich für Belastungen, nervige Fälle oder Ähnliches. Gehen Sie dabei nach Regeln vor, z.B. denen für das Kollegiale Fallchoaching.
Weitere Tipps
Legen Sie immer eine schöne Box Feuchttücher an Ihrem Arbeitsplatz bereit. Sie können Sie in vielen Situationen unterstützen und damit auch zum Stressabbau am Arbeitsplatz beitragen. Sei es die Hände zu säubern, die Nase zu putzen oder den Schweiß von der Stirn zu wischen, wenn es mal hektisch wird.
Legen Sie sich etwas zum Aggressionsabbau in Ihre Nähe: einen kleinen Knautschball oder einen kleinen Punching-Bag für den Schreibtisch.
Verwahren Sie in einer Schublade eine Packung einer besonders schmackhafte Süßigkeit auf. Belohnen Sie sich nach getaner Teilarbeit!
Ein probates Mittel zum Stressabbau ist Sauerstoff. Flanieren Sie vor einer anstrengenden Aufgabe einmal um den Häuserblock.
Vergessen Sie nie, sich mit anderen Menschen zu unterhalten. Gehen Sie regelmäßig ins Lehrerzimmer und reden Sie mit Kolleg/-innen, aber nicht nur über die Arbeit!
Ein gutes Morgenritual: Entspannt in den Tag starten! Halten Sie sich an das von Ihnen ausgewählte Ritual so oft wie möglich! Z.B. Immer zuerst eine Tässchen Kaffee bei einem Plausch mit den Sekretärinnen.
Stellen Sie sich den Auftraggeber einer besonders nervigen Aufgabe in einer sehr peinlichen Situation vor und lachen Sie lauthals!
24.01.2023 Ernst Fischer
